Voor veel timmerbedrijven is overzicht de grootste uitdaging: aanvragen vliegen binnen via telefoon, WhatsApp en e-mail; calculaties staan in Excel; planning in een agenda; en foto’s in een mapje op iCloud. Met automatisering breng je dit bij elkaar in één duidelijke flow.
1) Intake & werkbon: één bron van waarheid
Start met een slim formulier (website of QR-code in je bus) dat direct een digitale werkbon aanmaakt. Denk aan velden zoals: type werk (kozijnen, maatwerk kasten, dakkapel), afmetingen, houtsoort, locatie, foto’s, gewenste opleverdatum.
- Alles landt in een Google Sheet of CRM (Airtable/Notion kan ook)
- Automatische referentie (bijv. TIM-2025-00123)
- WhatsApp/SMS bevestiging naar de klant
2) Calculatie uit prijsbibliotheek
Bouw een prijsbibliotheek met regels voor houtsoorten (vuren, eiken, meranti), beslag, m²/m¹ tarieven, afwerking (gronden, spuiten), en extra arbeid. De sheet rekent de kostprijs en verkoopprijs automatisch door. Jij controleert alleen nog de uitzonderingen.
“We gingen van ‘even zoeken in oude Excelletjes’ naar binnen 10 seconden een prijsindicatie. Dat voelt als magie.”
3) Offerte + 3D/tekening in één klik
Gebruik een offertesjabloon (Google Docs → PDF). Upload een schets of voeg een link naar je 3D-tekening (bijv. SketchUp/Autodesk). Voor de klant is het super duidelijk: omschrijving, materialen, planning, prijs en voorwaarden op één pagina.
- Automatische PDF-generatie met logo en huisstijl
- Digitale handtekening via e-sign
- Klant ziet status real-time (offerte klaargezet / akkoord)
4) Planning, materiaal & inkoop geautomatiseerd
Na akkoord triggert de flow automatisch:
- Taak in je planning (Google Calendar/Outlook/Notion)
- Checklist voor voorbereiding (inmeten, freeswerk, lakken)
- Materiaal-lijst + inkooporder naar je leverancier
- WhatsApp-update naar de klant met geplande datum
5) Montage, oplevering & factuur
Op de montagedag maak je foto’s in de werkbon (mobiel). Na oplevering genereert de flow automatisch je factuur (in je boekhoudpakket) inclusief aanbetaling en meerwerk. Klant ontvangt direct een betaal-link (iDEAL/Stripe).
Bonus: concrete resultaten
- Offertetijd: van dagen naar 24 uur
- Minder fouten: standaardregels en automatische berekeningen
- Strakke planning: iedereen ziet wat wanneer moet gebeuren
- Snellere betaling: aanbetaling + automatische facturen
- Professionaliteit: klanten ervaren rust en duidelijkheid
Welke tools gebruiken we?
- Formulieren: website/Duda of Typeform
- Data/calculatie: Google Sheets (of Airtable)
- Documenten: Google Docs → PDF
- E-sign: SignRequest / Dropbox Sign
- Planning: Google Calendar / Outlook / Notion
- Betalingen: iDEAL/Stripe
- Automatisering: Make (Integromat)